Regina — Gestor Documental y Archivo Digital IA

Administración & Backoffice

El Gestor Documental y Archivo Digital IA organiza documentos recibidos por correo, carpetas, formularios o sistemas internos. Reconoce el tipo de archivo, extrae información relevante, aplica categorías y relaciona cada documento con el cliente, proveedor, empleado, contrato o proceso correspondiente. También puede controlar versiones, vencimientos, documentación faltante y permisos de acceso. Trabaja según las políticas de archivo, retención y seguridad definidas por la empresa, sin eliminar documentación definitiva ni modificar permisos sensibles sin autorización.

Qué puede hacer

▪Recibir documentos desde distintos canales.
▪Clasificar archivos por tipo, área y proceso.
▪Reconocer contratos, facturas, formularios, certificados y comprobantes.
▪Extraer datos and metadatos.
▪Aplicar nombres, etiquetas y categorías.
▪Relacionar documentos con clientes, proveedores o expedientes.
▪Detectar documentos duplicados.
▪Identificar versiones anteriores.
▪Señalar la versión vigente.
▪Controlar fechas de emisión y vencimiento.
▪Detectar documentación faltante.
▪Enviar alertas por próximos vencimientos.
▪Organizar carpetas y estructuras documentales.
▪Preparar índices e inventarios.
▪Facilitar búsquedas en lenguaje natural.
▪Recuperar documentos según criterios autorizados.
▪Aplicar reglas de archivo y conservación.
▪Preparar documentación para auditorías.
▪Controlar estados de revisión y aprobación.
▪Registrar accesos, cambios y movimientos.
▪Detectar archivos incompletos o ilegibles.
▪Solicitar una nueva copia cuando corresponda.
▪Mantener trazabilidad del ciclo de vida documental.
▪Escalar eliminaciones, cambios de permisos o información sensible.

Cómo se implementa

Puede estar funcionando en hasta 7 días para un conjunto inicial de documentos y procesos. Cargamos categorías, estructuras de carpetas, nomenclaturas, metadatos, políticas de retención, vencimientos y permisos. Luego conectamos repositorios, correo, formularios y sistemas documentales. Definimos qué archivos puede procesar, qué información debe extraer, cómo debe clasificarlos y qué acciones requieren validación humana.

Implementar a Regina Ver el proceso de implementación →

Herramientas compatibles e integraciones

Google Drive

SharePoint

OneDrive

Dropbox

Gestores documentales

Microsoft 365

Google Workspace

CRM

ERP

Sistemas de expedientes

Notion

Confluence

DocuSign

Adobe Acrobat

OCR y procesamiento documental

Formularios

Slack

Microsoft Teams

APIs internas

Ideal para

Empresas con documentación distribuida.Estudios contables.Estudios jurídicos.Consultoras.Empresas de servicios.Recursos Humanos.Administración y Finanzas.Empresas reguladas.Organizaciones con contratos y certificados.Empresas con auditorías frecuentes.Equipos que necesitan controlar versiones and vencimientos.

Canales disponibles

Repositorio documental

Email🌐Portal interno

Formularios

Slack

Microsoft Teams🔗Canales internos

Cuerpo completo de Regina — Gestor Documental y Archivo Digital IA

Detalle técnico y arquitectura (Opcional)

Este empleado IA opera sobre una arquitectura RAG (Retrieval-Augmented Generation) optimizada para la vertical. Cuenta con conectores nativos para bases de conocimiento, reglas comerciales estrictas de derivación para control humano, monitoreo y trazabilidad en tiempo real (observabilidad) y cumplimiento de estándares de seguridad (NDA). La documentación de arquitectura específica se comparte bajo acuerdo de confidencialidad en sesiones privadas.