Juana — Gestor de Reembolsos IA

Equipo IA de Gestión de Gastos Corporativos

El Gestor de Reembolsos IA acompaña las solicitudes de devolución de gastos realizados con dinero personal por empleados, contratistas o colaboradores. Verifica comprobantes, políticas, categorías y autorizaciones, solicita correcciones y mantiene informado al solicitante. Después de la aprobación, organiza los lotes de pago y controla que el reembolso quede correctamente registrado.

Qué puede hacer

▪Recibir solicitudes de reembolso.
▪Solicitar importe, moneda, fecha y motivo.
▪Recibir comprobantes y documentación de respaldo.
▪Verificar que la solicitud esté completa.
▪Detectar solicitudes duplicadas.
▪Validar categorías y límites autorizados.
▪Identificar el centro de costo.
▪Relacionar el gasto con un proyecto o viaje.
▪Solicitar correcciones o aclaraciones.
▪Organizar rutas de aprobación.
▪Enviar recordatorios a aprobadores.
▪Informar el estado al colaborador.
▪Registrar observaciones y decisiones.
▪Detectar solicitudes demoradas.
▪Preparar lotes de reembolsos aprobados.
▪Enviar la información al sistema de pagos.
▪Verificar el estado del pago.
▪Registrar fecha, cuenta y medio de reembolso.
▪Alertar sobre pagos rechazados.
▪Mantener historial completo de la solicitud.
▪Generar reportes de tiempos y pendientes.
▪Escalar excepciones al responsable financiero.

Cómo se implementa

Puede estar funcionando en hasta 7 días para un proceso estándar de reembolsos. Cargamos políticas, categorías, responsables, niveles de aprobación, medios de pago y formatos de solicitud. Luego conectamos formularios, plataforma de gastos, ERP, nómina o sistema de pagos. Definimos qué validaciones puede realizar, qué estados puede actualizar y qué excepciones requieren aprobación humana.

Implementar a Juana Ver el proceso de implementación →

Herramientas compatibles e integraciones

Portal de empleados

Aplicación móvil

Formularios⚡Plataformas de gastos

ERP

Sistemas contables⚡Nómina

Bancos

Sistemas de pagos

Firma electrónica

Google Drive

SharePoint

Google Sheets

Microsoft Excel

Slack

Microsoft Teams

APIs internas

Ideal para

Empresas con empleados que realizan gastos personales.Organizaciones con personal viajante.Consultoras y servicios profesionales.Equipos comerciales y técnicos de campo.Empresas con múltiples aprobadores.Compañías con reembolsos demorados.Organizaciones que gestionan solicitudes por email.Áreas financieras con alto volumen administrativo.

Canales disponibles

Aplicación móvil

Portal de empleados

Formularios

Chat interno

Slack

Microsoft Teams🔗Canales internos

Cuerpo completo de Juana — Gestor de Reembolsos IA

Detalle técnico y arquitectura (Opcional)

Este empleado IA opera sobre una arquitectura RAG (Retrieval-Augmented Generation) optimizada para la vertical. Cuenta con conectores nativos para bases de conocimiento, reglas comerciales estrictas de derivación para control humano, monitoreo y trazabilidad en tiempo real (observabilidad) y cumplimiento de estándares de seguridad (NDA). La documentación de arquitectura específica se comparte bajo acuerdo de confidencialidad en sesiones privadas.