Juan — Gestor de Evidencias y Auditorías IA

Qué puede hacer

• ▪Administrar los checklists de documentación requeridos para cada proceso de auditoría o certificación.
• ▪Solicitar automáticamente de forma recurrente los documentos y evidencias de control a las áreas responsables.
• ▪Verificar la validez formal, vigencia, firmas y legibilidad de los archivos recibidos.
• ▪Clasificar, indexar y organizar las evidencias de cumplimiento en el repositorio central de auditoría.
• ▪Detectar proactivamente la falta de evidencias, documentos vencidos o desactualizados.
• ▪Generar alertas de vencimiento preventivo de certificaciones, seguros, políticas y licencias corporativas.
• ▪Mantener un panel de estado con el avance de preparación de la documentación para cada auditoría.
• ▪Facilitar a los auditores externos e internos un acceso estructurado, seguro y limitado a las evidencias requeridas.
• ▪Elaborar informes de preparación para auditoría con desvíos y pendientes identificados.
• ▪Mantener la trazabilidad histórica de los controles ejecutados, evidencias recolectadas y auditorías aprobadas.

Cómo se implementa

Cargamos los checklists de auditoría estándar, los modelos de certificación aplicables, los responsables de cada control y las frecuencias de recolección de evidencias. Configuramos el repositorio central con la estructura de carpetas requerida. Diseñamos los flujos de solicitud automática de archivos y alertas de pendientes, y habilitamos la visualización segura para los auditores.

Herramientas compatibles e integraciones

Google DriveSharePoint (almacenamiento organizado de evidencias)Gestores de tareas y calendarios (Jira, Asana, Outlook)Sistemas ERP y de calidad internos (QMS)Email, Teams y Slack (para requerimientos automáticos de archivos)